Nous sommes Lison Laissus et Oliver Wells, Account Managers à NationBuilder basés à Londres. Ayant travaillé avec nombreux partis politiques et organisations, nous voulons partager notre expérience avec les personnes qui se lancent dans une campagne. Ceci est le parcours d’une candidate fictionnelle qui se présente à une élection.
Cher journal,
Le temps défile ! Nous sommes maintenant à 90 jours de l'élection, et c’est le moment idéal pour nous concentrer sur les conversations dites ‘de persuasion’, où mon équipe et moi allons tenter de convaincre les électeurs encore indécis. Nous allons aussi en profiter pour identifier sur qui nos efforts devront se porter lors de la période du ‘Get Out To Vote (GOTV), juste avant l’élection, et pour recruter de nouveaux bénévoles prêts à s'impliquer pour la dernière partie de ma campagne. La meilleure façon d'atteindre autant de personnes que possible à l'approche du jour du scrutin est d’organiser une campagne d’appels téléphoniques. Heureusement, grâce à mon programme de bénévolat, je sais que je peux compter sur de nombreuses personnes pour m’aider. Mais avant cela, je dois définir un peu mieux mes objectifs.
Fixer l’objectif de ma campagne téléphonique
Tout d'abord, je vais rechercher le nombre de personnes dans ma base de données m’ayant donné leur accord pour être contactées par téléphone, et qui sont catégorisés dans les niveaux de soutien à ma campagne suivants : “support faible”, “indécis'' ou “faible opposant''. Cela représente environ 2 000 personnes dans ma circonscription. Je vais aussi chercher combien de personnes sont inscrites comme bénévoles : il y en a 150. Cela signifie - si tous participent - que chaque bénévole devra appeler 13 à 14 personnes. Je pense que c'est raisonnable, au cours de deux week-ends. Mon objectif est donc désormais fixé !
Étant donné que je veux que mes bénévoles fassent la campagne téléphonique en petits groupes, et que nous ne pouvons pas accueillir plus de 20 personnes dans les locaux de ma campagne, je me fixerai également comme objectif de trouver des bénévoles prêts à héberger des banques téléphoniques - environ 20 au total devraient suffire. Je suis maintenant prête à envoyer un e-mail à tous mes bénévoles et à demander leur aide.
Préparer les outils nécessaires à la banque téléphonique
La première étape est de mettre en place une infrastructure de base pour assurer un bon déroulement de la campagne d’appel.
1. Créer un Parcours : pour créer mon Parcours dédié à cette banque téléphonique, je vais lister les différentes étapes que devront effectuer les bénévoles. Je vais commencer par la première étape, «À appeler», puis lister tout ce qui peut arriver jusqu'à ce que le parcours soit considéré comme terminé ou abandonné (par exemple, "appelé une fois, pas décroché", "appelé deux fois, pas décroché", "rappeler à un autre moment", "mettre à jour les coordonnées", "effectuer un suivi / plus d'informations"). Je vais également définir des raisons pour l'achèvement du parcours (ex : supporter, opposant, indécis, mettre à jour les informations de contact) ou l'abandon du parcours (ex : n'a pas pu parler, a demandé de ne pas rappeler, etc.).
2. Ajouter des personnes au parcours : Ensuite, je crée un filtre pour identifier les personnes à cibler, je les ajoute à une liste, et j’utilise la mise à jour par lot pour ajouter tout le monde au parcours.
3. Créer un ensemble de permission : Ensuite, je dois donner accès au Control Panel aux bénévoles. Je vais ajouter un ensemble de permission appelé «Banque d’appel bénévole», qui donne simplement aux appelants accès aux profils des personnes qui leur sont allouées. Enfin, j'ajoute les participants au Control Panel avec ce niveau de permission.
4. Créer et partager des listes d'appels : je vais ensuite revenir à la liste que j'ai faite ci-dessus, la diviser en fonction du nombre de bénévoles qui participent et mettre à jour par lot chaque liste pour lui allouer une personne de référence chargée des appels, et la lui partager. Nous allons utiliser la «vue appels» dans le Control Panel de NationBuilder afin que les bénévoles puissent saisir immédiatement les données qu'ils collectent au cours de leur conversation. Mais il est également possible d'imprimer des feuilles d'appel numérisables à fournir aux bénévoles.
Chacun des bénévoles recevra donc un email avec des instructions pour accéder au Control Panel et un lien vers leur liste, ils ont tout pour se lancer !
Faciliter la tâche de mes bénévoles
Maintenant que l'infrastructure est prête, il est temps de m’assurer que mes bénévoles puissent en tirer pleinement parti. Tout d'abord, je vais clarifier les attentes concernant la campagne téléphonique et fournir des consignes pour faciliter la tâche des appelants. Ma directrice de la communication a rédigé un script - je ne m'attends pas à ce que tout le monde le suive exactement, mais il contient des points de discussion importants et des réponses à des questions courantes. Je décrirai également les règles qui doivent être respectées par les appelants en termes de politesse, de respect et de confidentialité.
Ensuite, je vais décrire le processus que les appelants devront suivre, qui comprend les étapes suivantes :
Étape 1 - Se connecter à NationBuilder et accéder à sa liste individuelle dans la «vue appel» (1), qui permet de voir le nombre de contacts sur la liste (2), ainsi que les coordonnées et informations importantes (3) sur la relation existante entre ma campagne et chaque personne.
Étape 2 - Effectuer l'appel et enregistrer les notes (4) ainsi que toute information partagée par la personne qu'ils ont appelée qui peut être utile à l'avenir, y compris tout besoin de la recontacter, mettre à jour leur niveau de soutien (5) si nécessaire, avant de passer à la personne suivante (6).
Enfin, je vais tirer parti des super bénévoles que j'ai repérés grâce au parcours créé pour mon programme de bénévolat et les former pour qu'ils puissent à leur tour former et accompagner les autres bénévoles. Je veillerai à ce qu'ils soient en mesure d’assurer le respect des standards de ma campagne, de résoudre les petits problèmes techniques et de former des bénévoles sur les outils et les processus. J'aurai besoin d'un super bénévole présent au sein de chaque événement.
Suivi des résultats
Je vais garder un œil sur la façon dont les choses évoluent au fur et à mesure que chaque banque téléphonique progresse. En me rendant sur le Parcours et en sélectionnant la ‘vue Parcours’, je pourrai voir qui est sur quelle étape.
Je peux également utiliser un filtre pour voir toutes les personnes qui ont complété ou abandonné le Parcours, et pour quelle raison (voir le filtre ci-dessous à titre d'exemple). De là, je serai en mesure d'obtenir des rapports détaillés sur qui a répondu et / ou qui a abandonné le Parcours.
Il peut également y avoir des cas où les personnes contactées ont demandé plus d'informations et sont donc restées sur l'étape de «Besoin de suivi», donc je vais m'assurer qu’elles obtiennent une réponse. Si nous avons identifié des partisans vraiment enthousiastes, nous ferons aussi un suivi pour voir s’ils veulent eux-mêmes devenir bénévoles.
Et enfin, je vais encourager mes bénévoles en leur offrant des pizzas tout au long de la campagne d'appels, et prévoir de leur envoyer comme toujours un email de remerciement chaleureux à la fin.
A très vite pour la suite de ma campagne !
- Jackie
Retrouvez tous les épisodes :
Episode 1 : “Je me présente !”
Episode 2: “Le site est en ligne”
Episode 4 : "Je mobilise mes bénévoles"
Episode 5: "Je lance ma collecte de fonds !"
Episode 6: "Prête pour le lancement officiel !"
Episode 7 : "Début de la campagne d’appels téléphoniques"
Episode 8 : "Lancement du programme ambassadeur"
Episode 9 : "Campagne d'appel au vote"
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